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Die Wurzeln der heutigen wissenschaftlichen Stadtbibliothek Schweinfurt liegen in der Kirchenbibliothek zu St. Johannis und in der Rats- oder Kanzleibibliothek der ehemals Freien Reichsstadt.
Beider Anfänge verlieren sich im Dunkeln, da ihre Bestände und die einschlägigen Quellen im zweiten Stadtverderben 1554 – im Markgräflerkrieg – vernichtet wurden.
Ab 1556 lassen sich in den Einnehmerrechnungen fast jedes Jahr Anschaffungen für die Kanzleibibliothek nachweisen, ab 1580 (bis 1610) sind die Präsenzrechnungen über die Verwaltung des Kirchen- und Schulamts erhalten, die die Zugänge in der Kirchenbibliothek dokumentieren. Sowohl Kanzlei- als auch Kirchenbibliothek standen unter der Aufsicht des Rates, der in der protestantischen Reichsstadt seit Einführung der Reformation im Jahre 1542 auch die Kirchenhoheit ausübte.
Bis 1632/1633 wurden die Bestände vom Superintendenten betreut, der auch den Einkauf der Bücher verantwortete, während des Bibliotheksvermögen durch die Kirchenpfleger oder Scholarchen verwaltet wurde, denen auch die Inspektion der Bibliothek oblag. Nach dem Ausscheiden des Superintendenten fungierte der jüngere Kirchenpfleger als Bibliothekar. Die Finanzierung der Anschaffungen erfolgte bei der Kirchenbibliothek fast ausschließlich aus Legaten, bei der Kanzleibibliothek durch die Obereinnahme.
Seit 1628 ist ein eigenständiges Bibliotheksamt bezeugt, das in Personalunion mit dem Kirchen- und Schulamt geführt wurde und die Ausgabe für Neuanschaffungen, Reinigung und Ordnung der Bibliothek zu tragen hatte, falls nötig wurde es dabei vom Einnehmeramt unterstützt.
1664 veranlasste der Rat die Überführung der Kirchenbibliothek, die bislang in der Kirche St. Johannis oder im Pfarrhaus aufgestellt war, ins Rathaus, wo die beiden Bibliotheken in der Folgezeit vereinigt wurden. Daneben entstand eine eigene rein theologisch geprägte Kirchenbibliothek, die heutige Sakristeibibliothek St. Johannis.
Mit dem Anwachsen der Buchbestände im 18. Jahrhundert wurde die räumliche Unterbringung zum Problem. 1741 wurde ein großzügig bemessener neuer Bibliothekssaal im Rathaus eingerichtet, über dessen Eingangstür der Rat eine Supraporte anbringen ließ, mit dem von reichsstädtischem Bewusstsein zeugenden Chronodistichon: „LIbera Vt aVgVstVM sperans teVtonla qVaerit has reperit seDes bibLIotheCa noVas“ – Zur Zeit, da das freie Deutschland voll Hoffnung nach einem Kaiser ausschaut, findet die Bibliothek diese neue Heimstätte, das auf die Thronvakanz nach dem Tode Kaiser Karls VI. anspielt.
Seit 1962 war die Bibliothek im Friedrich-Rückert-Bau, einem modernen Archiv- und Bibliothekszweckbau untergebracht. In den Jahren 1998-2000 wurde im Rahmen der 1995 vereinbarten Kooperation zwischen der Stadt Schweinfurt und der Dr. Otto Schäfer-Stiftung e.V. der Umzug der Reichsstädtischen Bibliothek und der Bausch-Bibliothek in die Räume des Museums Otto Schäfer durchgeführt. Zusammen mit der Bausch-Bibliothek umfasst dieser Bestand 8.200 Bände mit ca. 15.000 Titeln.
Die wichtigsten Teilbestände sind: